Каждое хозяйственное общество, независимо от количества участников и даты создания, обязано вести список участников согласно ст. 31.1  Федерального закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью». 

 

Форма списка. Утвержденной формы списка участников нет, следовательно, в организации можно разработать свой образец и заполнять его по мере изменения информации. Главное, включить все сведения, наличие которых в списке устанавливает закон.

В силу ч. 1 ст. 31.1  Федерального закона РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в списке обязательно должна быть информация:

Список участников может вестись в электронной форме, но при этом обязательно должен быть и его бумажный вариант. 

Период ведения списка участников общества

С момента регистрации – до момента прекращения ООО.

Начало ведения списка – с момента регистрации общества. Если общество создано до 1 июля 2009 года, то список ведется с 1 июля 2009 года (дата вступления в силу правил об обязательном ведении списка).

Президиум ВАС РФ разъяснил, что если ООО создано до 01. 07.2009 года, то обязано вести список только с 01.07. 2009 года и в него вносятся сведения по состоянию на эту дату[1].

Список ведется постоянно, пока зарегистрировано общество. Поскольку в федеральном законе  не предусмотрен ограниченный срок хранения списка, следовательно, существует общество - хранится и список.

Списки учредителей негосударственных организаций хранятся постоянно согласно перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры от 25 августа 2010 года № 558. 

Правила хранения списка участников ООО

Хранение списка производится по тем же правилам, что и остальной документации общества. В уставе организации должно быть определено место хранения документов. Наш совет – не стоит пренебрегать номенклатурой дел в организации, которая позволяет систематизировать виды документов, места и сроки их хранения.

Кто ведет список участников ООО. Обязанность по ведению список участников возложена на единоличный исполнительный орган общества, как правило, генерального директора общества. Допустимо внутренним приказом руководителя назначить иное обязанное лицо, например, юриста организации.

В организации может быть разработан локальный акт, например, положение о порядке ведения списка участников общества. Подобный документ целесообразен для организаций с количеством учредителей более одного. В локальном акте можно регламентировать порядок предоставления сведений об участниках ООО, оформление списка, сроки совершения действий, последствия неисполнения обязанностей и т.п. 

Ответственность. За отсутствие списка участников общества может быть возложена административная ответственность на основании ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ. Размер административных штрафов значителен, для должностных лиц - от 2 500 до 5 000 рублей, для юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей. 

Как ознакомить участника со списком

Каждый участник ООО вправе ознакомиться с документами общества, в том числе и со списком участников. Вывод следует из п. 1 ст. 8 закона об ООО, согласно которому участники общества имеют право получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном его уставом порядке.

Высший Арбитражный Суд РФ выработал рекомендации по вопросам ознакомления участников хозяйственных обществ с информацией (Информационное письмо от 18 января 2011 года «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ»).

· Можно предоставить не заверенную копию документа и это будет надлежащим исполнением обязанности, но при условии, что участник не требует заверения копии (п. 9 письма);

· В уставе можно предусмотреть порядок получения информации, но не разновидность документов и не перечень информации, которую вправе получить участник общества (п. 3 письма);

· Участник вправе потребовать любые документы, связанные с деятельностью общества (п. 3 письма).

· Требование о предоставлении документов должно быть конкретизировано, но при этом могут быть не указаны даты, номера документов и т.п. (п. 4 письма).

· Если в списке участников ООО не указаны сведения о лице, запросившем документы, то общество вправе потребовать предъявления выписки из ЕГРЮЛ или иного документа (п. 13 письма).

· Если в требуемых документах содержится коммерческая тайна и иная конфиденциальная информация, то общество вправе потребовать расписки о том, что участник предупрежден об этом (п. 15 письма).

· Если в требуемых документах – государственная, банковская и иная охраняемая законом тайна, то предоставляется выписка из документов с исключение соответствующей информации. При этом необходимо сообщить, на каких основаниях информация отнесена к охраняемой законом тайне (п. 15 письма).

Как оформить выписку из документа

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" выписка из документа – это «копия части документа, заверенная в установленном порядке».

Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x устанавливает, что выписки из документов оформляются на бланках организаций, заверяются подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

В выписке обязательно следует указать:

Выписка заверяется, также как и копия документа, то есть после текста выписки пишется – «Верно. Начальник отдела кадров Личная подпись М.И. Самойленко Дата». Печать.

Образец списка участников ООО

 

 

 

---

[1] Информационное письмо от 30.03.2010 № 135 «О некоторых вопросах, связанных с применением статьи 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 312-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».