В законодательстве не предусмотрено штатное расписание организации в качестве обязательного документа, однако не стоит его игнорировать.

Штатное расписание позволяет обосновать правомерность сокращения должности, выплату заработной платы, надбавки, поможет в случае возникновения трудового спора.

Унифицированная форма Т-3 штатного расписания предусматривалось постановлением Роскомстата России № 1от 15 января 2004 г.

С 1 января 2013 года, в связи со вступлением в силу федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" утратили силу требования об унифицированной форме первичных учетных документов.

Сегодня  каждая организация вправе самостоятельно утверждать формы первичных документов. Можно воспользоваться и формой Т - 3.

Штатное расписание предусматривает структуру организации, ее подразделения, наименование должностей, количество штатных единиц, оклады и надбавки сотрудников.

Утверждается штатное расписание и вводится в действие отдельным приказом. Срок, на который оно утверждается, определяется руководителем организации.

Следует обратить внимание, что в штатном расписании нельзя указать заработную плату в виде «вилки», например от 35 000 – 40 000 рублей.

В любой организации происходят изменения – сокращение штатных единиц, введение новых, изменение наименований должностей, их количества, размер окладов, установление или снятие надбавок и т.п. Подобные изменения необходимо отразить и в штатном расписании путем издания соответствующих приказов. Например, приказ «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание» и т.п.

В организациях практикуется составление штатной расстановки. Документ позволяет увидеть в динамике живую структуру организации с фамилиями сотрудников, заработной платой, надбавками, вакансиями, совмещениями и т.п. 

Разработка штатной расстановки – дело сугубо индивидуальное, данный документ не является обязательным.

Вариант формулировки приказа об утверждении штатного расписания:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01 января 2018 года штатное расписание в количестве 8 (восьми) единиц с месячным фондом заработной платы 570 326 (пятьсот семьдесят тысяч триста двадцать шесть) рублей 38 копеек.

2. Штатное расписание от 15. 01. 13 г. № 4 полагать утратившими силу с 01 января 2018 года.

3. Начальнику отдела кадров  Рязанской В.М., руководителям структурных подразделений в соответствии со статьей 57 Трудового кодекса Российской Федерации руководствоваться утвержденным штатным расписанием при оформлении приема на работу и перевода на другую работу сотрудников ООО «Форс мажор».