Копии документов для ИФНС

1. Как заверить копии документов для налоговых органов
2. Как отправить в налоговые органы сканы документов через личный кабинет
3. Как уведомить налоговые органы о невозможности в срок предоставить истребуемые документы.



Согласно разъяснениям Минфина РФ (письмо Минфина РФ от 7 августа 2014 г. N 03-02-РЗ/39142) налогоплательщик должен предоставить документы, истребуемые налоговым органом, в виде копий, заверенных проверяемым лицом (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ).

Копия документа – это экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию подлинника документа.

Заверенная копия – это копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

Рекомендации Госстандарта России для подготовки копий заверенных документов содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: 
  • заверительная надпись: "Верно", 
  • должность лица, заверившего копию; 
  • личная подпись; 
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия); 
  • дата заверения. 

Например,
Верно. 
Начальник отдела кадров
Личная подпись Р.Р. Рязанский.
15.05.2015 г.

Кто вправе заверить копию документа: руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Обязанности по заверению копий документов могут быть возложены приказом, определены должностной инструкцией, доверенностью.

Печать. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Как заверить многостраничный документ.
Два способа:
  1. заверить каждый отдельный лист копии документа, 
  2. прошить многостраничный документ и заверить его в целом. 
Документ должен быть прошит таким образом, чтобы
  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.; 
  • исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа; 
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд). 
Необходимо последовательно пронумеровать все листы в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На отдельном листе или на оборотной стороне последнего листа нужно проставить реквизиты: "Подпись", "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.
Указанный лист должен содержать надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов" (количество листов указывается словами).

Налоговые органы рекомендуют налогоплательщикам представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Письмо Минфина РФ от 7 августа 2014 г. N 03-02-РЗ/39142, от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374
письма ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309, от 02.10.2012 N АС-4-2/16459.

Отметим, что обязательные правила заверения копий документов предусмотрены Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».
ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст носит рекомендательный характер.

Приложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@ (ред. от 27.08.2013) "Об утверждении форм документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах" также определяет требования к копиям документов, предоставляемых по требованию налоговых органов. Обратите внимание! Приказ ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ утрачивает силу с 12 июня 2015 года. 

Обратите внимание!
С 12 июня 2015 года вступает в силу приказ ФНС России от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@.
Документ определяет формы документов, которые применяются налоговыми органами при взаимодействии с налогоплательщиками.

Приложением № 15 к приказу ФНС определено, что представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.


В приказе  ФНС России от 08.05.2015 N ММВ-7-2/189@ отсутствует требование о проставлении печати организации при заверении копии документа.  
Минфин России в письме от 7 августа 2014 г. N 03-02-РЗ/39142 разъяснил, что следует руководствоваться правилами ГОСТ Р 6.30-2003 (напомним, что ГОСТ носит рекомендательный характер).



Проставление печати на документах для налоговых органов

Если у организации в соответствии с уставом есть печать, то должен быть оттиск на документах, представляемых в ИФНС.
Правило не распространяется на случаи, когда  печать  не предусмотрена правилами оформления документа. 
Например,  требование к оформлению справки по форме 2-НДФЛ не содержит обязательного проставления печати.
Письмо Минфина России от 16.02.2016 г. N 03-02-07/1/8575
Письмо ФНС России от 06.09.2016 N ОА-4-17/16629@


Отправляем в налоговую сканы документов
Порядок направления сканов документов в ФНС через личный кабинет определен Приказом ФНС России от 27.10.2016 N ММВ-7-6/583@ (вступил в силу 27 октября 2016 года).

Установлен формат документов в целях их оперативной обработки. 

Имя файла сканированного документа должно быть таким: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2. 
KD - код документа.
Если скан передается в ответ на требование о представлении документов или информации, этот код равен 0160.
Если же передается документ, у которого есть код налоговой документации (КНД), вносится именно он.
 Когда КНД нет, код заполняется по справочнику видов документов; 
Код
Вид документов
Дата начала действия записи
Дата конца действия записи
0010
Документы, подтверждающие хозяйственные операции
 
 
0020
Организационно-распорядительные документы
 
 
0030
Правоустанавливающие (правоудостоверяющие) документы на объекты недвижимого имущества
 
 
0040
Документы, представляемые к декларации (расчету), в том числе подтверждающие достоверность данных, внесенных в налоговую декларацию (расчет)
 
 
0050
Документы, подтверждающие государственную регистрацию транспортных средств
 
 
0060
Документы, подтверждающие право на налоговые льготы
 
 
0070
Документы, необходимые для подтверждения стандартных налоговых вычетов, предусмотренных статьей 218 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс)
 
 
0080
Документы, необходимые для подтверждения социальных налоговых вычетов, в соответствии со статьей 219 Кодекса
 
 
0090
Документы, необходимые для подтверждения инвестиционных налоговых вычетов, в соответствии со статьей 219.1 Кодекса
 
 
0100
Документы, необходимые для подтверждения имущественных налоговых вычетов, в соответствии со статьей 220 Кодекса
 
 
0110
Документы, необходимые для подтверждения налогового вычета при переносе на будущие периоды убытков от операций с ценными бумагами и операций с финансовыми инструментами срочных сделок, в соответствии со статьей 220.1 Кодекса
 
 
0120
Документы, необходимые для подтверждения налогового вычета при переносе на будущие периоды убытков от участия в инвестиционном товариществе, в соответствии со статьей 220.2 Кодекса
 
 
0130
Документы, необходимые для подтверждения профессиональных налоговых вычетов, в соответствии со статьей 221 Кодекса
 
 
0140
Документы, подтверждающие уплату фиксированных авансовых платежей по налогу на доходы физических лиц в соответствии со статьей 227.1 Кодекса
 
 
0150
Документы, подтверждающие право на применение специального налогового режима
 
 
0170
Документы, прилагаемые к заявлению о постановке на учет (об изменениях в ранее сообщенных в налоговый орган сведениях, снятии с учета) иностранной организации, указанной в пункте 4.6 статьи 83 Кодекса
 
 
0180
Подтверждающие документы к отчету о движении средств по счетам (вкладам) в банках
 
 
0190
Документы, представляемые контролируемыми иностранными компаниями и контролирующими лицами
 
 
0200
Документы, необходимые для предоставления отсрочки или рассрочки по уплате налога
 
 
0210
Документы, прилагаемые к заявлению о постановке на учет (снятии с учета) иностранной организации в налоговый орган, в соответствии с пунктом 4 статьи 83 Кодекса
 
 
0220
Документы, прилагаемые к заявлению иностранной организации об изменениях в ранее сообщенных в налоговый орган сведениях, в соответствии с пунктом 3 статьи 84 Кодекса
 
 
0230
Документы, представляемые для зачета или возврата сумм излишне уплаченных налога, сбора, страховых взносов, пени, штрафа, государственной пошлины
 
 
0240
Документы, представляемые для возврата сумм излишне взысканных налога, сбора, страховых взносов, пени, штрафа
 
 
9998
Истребованные документы, представляемые в соответствии со статьей 93 Кодекса, или истребованные документы (информация), представляемые в соответствии со статьей 93.1 Кодекса
 
 
9999
Иной документ
 
 
 
- O - 19-разрядный код из ИНН и КПП организации; 

- P - 4-разрядный код налогового органа;

- GGGGMMDD - дата формирования файла;

- N1, N2 - идентификационные номера файла.

Если документ состоит из нескольких файлов, N1 одинаковый для всех файлов одного документа, N2 уникален для каждого файла.

Сканы должны быть черно-белыми, формат - tif, jpg, pdf или png. Настроить сканер нужно на разрешение не менее 150 и не более 300 точек на дюйм, использовать 256 градаций серого цвета.

Напомним и правила НК РФ: в сканах должны быть сохранены реквизиты того документа, который сканировался.


Уведомляем налоговую инспекцию о невозможности в срок представить истребуемые документы

С 15 апреля 2017 года вступил в силу приказ ФНС России от 25.01.2017 N ММВ-7-2/34@, устанавливающий форму уведомления. Можно скачать документ внизу страницы.

Утверждена форма уведомления инспекции о невозможности подать в срок истребуемые документы

Сроки для уведомления налоговых органов:

- в течение одного рабочего дня после даты получения требования, если оно адресовано проверяемому лицу;

- в течение пяти рабочих дней со дня получения требования, если оно адресовано иному лицу.





8 (4912) 51-14-62
Телефон: 8 930 783 14 62
WhatsApp: +7 930 783 14 62
Skype: k.a.iniziativa 
Viber 89307831462

ċ
Уведомление ФНС о невозможности представления документов в срок.RTF
(61k)
Nina W,
14 апр. 2017 г., 7:39